Qué es un asistente virtual

¿Cómo han ido cambiando las funciones y el trabajo de la secretario/a?

En el entorno empresarial actual la evolución del trabajo de secretario/a ha sido continuo. La nueva era de las tecnologías ha hecho que cosas como la redacción de las cartas del jefe, la mera gestión de su agenda y la atención y el filtro de sus llamadas pasen a un segundo plano.

En la actualidad, la Assistant de Dirección trabaja mano a mano con su superior. Estos perfiles destacan en el entorno actual por su capacidad en la resolución de problemas y cada vez más se integran en la estrategia de negocio de la compañía.

Un perfil que va más allá:

A pesar de la gran versatilidad que proporciona, solo las grandes empresas y algunas PYMES lo consideran un perfil indispensable. Para las organizaciones pequeñas y startups , el papel de la Assistant es un lujo que pocas veces pueden permitirse. Su filosofía es la de que los propios empleados y empleadas asuman las tareas de autogestión en la gestión de agenda, billetes, reuniones… Pero el papel actual del trabajo de secretaria va mucho más allá.

El rol actual del Assistant:

Aprovechando el impulso de las nuevas tecnologías, nos encontramos con perfiles que contribuyen activamente en la toma de decisiones; sirven de nexo entre el jefe y los clientes y solventan todo tipo de incidencias.

Hoy en día, la Executive Assistant constituye uno de los pilares fundamentales de la empresa. Según sea el tamaño del negocio, dará soporte a varios directivos e, incluso, a distintos departamentos. El trabajo de secretario/a ha ido evolucionando en torno a tres funciones esenciales:

• La capacitación
• La diversificación de tareas
• La toma de decisiones.

Aquellos “secretarios/as” que escribían cartas, tomaban notas, servían cafés o contestaban llamadas quedaron relegadas al pasado. Sus sustitutos/as son profesionales polivalentes altamente cualificados que, además, dominan varios idiomas y tienen formación en carreras relacionadas con el ámbito de la administración y de las finanzas.

Son el filtro y la imagen de los directivos y directivas a los que dan soporte y de las empresas en las que trabajan, por lo que juegan un papel importante en la imagen corporativa.

Diferencias del rol de Assistant según el tamaño de la empresa:

El directivo/a de una gran empresa se centra en la toma de decisiones relevantes e importantes. No puede ni debe detenerse en aspectos meramente organizativos como la búsqueda de vuelos u hoteles para sus viajes de negocio. Estas funciones, junto a las anteriormente mencionadas, son responsabilidad de su Assistant.

En el caso de las pymes, se aprovecha el perfil de una única Office Assistant para dar soporte a varios ejecutivos. Por ello, deben asumir un mayor número de responsabilidades dentro de la gestión empresarial y no centrarse exclusivamente en las tareas administrativas clásicas.

Las secretarias virtuales:

La revolución tecnológica, al igual que ha hecho en otros sectores, ha permitido la creación de nuevos puestos de trabajo dentro del mundo del secretariado. Un buen ejemplo de ello lo tenemos con los secretario/as virtuales.

Estos trabajadores/as realizan las mismas funciones pero a distancia. Son empleados/as que trabajan en remoto y/o autónomas/as que, implicándose a fondo con la empresa, permiten que sus superiores realicen su trabajo con la mayor facilidad posible.

Correos electrónicos, llamadas, video conferencias y demás avances tecnológicos están a la orden del día en el desarrollo laboral de las secretarias virtuales. Además, suelen tener reuniones físicas con sus jefes y equipos de trabajo de manera rutinaria.

No son un aparte o capricho del jefe. Siguen resolviendo incidencias y facilitando las tareas a su superior a pesar de no estar presentes en la oficina.